O porquê da Gestão Documental
No cenário actual de globalização e competitividade, a localização rápida e eficaz da informação é um recurso valioso e estratégico para as empresas. As organizações devem estar preparadas para que a transmissão do conhecimento entre recursos, seja assegurada da forma mais rápida e rigorosa.
As soluções de Gestão Documental disponibilizadas pela PT asseguram a gestão de todo o tipo de suporte utilizado para manter e divulgar informação. A concentração de toda a informação de natureza documental que é trocada, contribui fortemente para a melhoria do nível de serviço prestado, potenciando a colaboração na empresa através da partilha de documentos e permitindo, dessa forma, a optimização de processos de trabalho e tomada de decisões de forma mais rápida e fundamentada por parte dos decisores.
Vantagens:
- Redução de custos através da eliminação da necessidade de cópias, do aumento da produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo;
- Aumento do conhecimento organizacional e maximização da eficácia da empresa;
- Gestão de informação integrada e consolidação dos documentos electrónicos provenientes de diferentes fontes;
- Melhoria da performance operacional e maximiza a agilidade organizacional;
- Redução do tempo de busca e localização de informação;
- Acesso a informação fidedigna, de uma forma rápida e transparente;
- Uniformização de Processos documentais de reencaminhamento, aprovação, arquivo, mantendo o histórico de versões dos documentos;
- Possibilidade de recuperar a informação em perda do arquivo físico.
Características:
- Desmaterialização dos documentos e produção dos mesmos em formato electrónico;
- Catalogação e categorização dos documentos electrónicos;
- Definição do workflow do documento (por ex. publicação, aprovação, distribuição, reencaminhamento ou destruição);
- Implementação de um motor de busca potente capaz de realizar OCRs (Optical Character Recognition) nos documentos digitalizados;
- Gestão da informação não estruturada crítica para o negócio;
- Gestão o ciclo de vida de um documento ao longo da sua existência;
- Garante a gestão integrada do arquivo físico e electrónico;
- Garante a escalabilidade, mantendo níveis de fiabilidade e performance adequados